8 Anzeichen, dass Ihre Steuer­kanzlei noch nicht digital ist

Digitalisierung ist mittler­weile über­all das Stich­wort – und betrifft vor allem Branchen, in denen standardi­sierbare Prozesse einen Groß­teil der Zeit ein­nehmen. Die Steuer­beratung ist genau so eine Branche. Wer da nicht mit der Zeit geht, wird bald hinten an­stehen und nicht mehr wirt­schaft­lich ar­beiten können. Kanzleien, die heute schon die ersten Schritte in der Digitalisierung mit­gehen, profitieren bereits davon. Gehört Ihre Kanzlei dazu? Um das zu testen, zeigen wir Ihnen die 8 stärksten An­zeichen dafür, dass Ihre Steuer­beratungs­kanzlei noch nicht digital genug unter­wegs ist:

1. Der beste Freund Ihrer Mandanten ist immer noch der Akten­ordner

Wenn Ihre Mandanten in der Mehr­heit immer noch mit Akten­ordnern oder dem allseits bekannten Schuh­karton mit Quittungen und Belegen Ihre Kanzlei betreten, sollte Sie um­denken. Viele Unter­lagen liegen Ihren Kunden bereits digital vor – und eine Digitalisierung der rest­lichen Belege er­leichtert nicht nur Ihnen die Arbeit, sondern auch Ihren Mandanten. Die Zettel­wirtschaft kann und muss ein Ende haben.

2. Der Drucker verschlingt mehr laufende Kosten als die IT

Viele Dokumente müssen ausge­druckt werden. Das ist klar und oft führt leider kein Weg daran vorbei. Niemand muss sich etwas vor­machen: Dass eine Steuer­beratungs­kanzlei in absehbarer Zukunft zum komplett papier­losen Büro wird, ist leider nur ein Wunsch­traum. Aller­dings ist auch heute schon eine Re­du­zierung der Kosten für Drucker­tinte und Papier möglich – indem man sinn­voll ander­weitig in die Zukunft investiert.

3. Ihre Kanzlei nutzt keine Apps oder Software zur Beleg­erfassung

Es wird auch in Zukunft immer wieder Mandanten geben, die darauf be­stehen, Belege nicht in digitaler Form beim Steuer­berater ein­zu­reichen. Dafür sollte man sowohl kanzlei­intern, aber auch extern für die Kunden eine Lösung bereit­stellen, die das Beleg­buchen beziehungs­weise die allgemeine Buch­haltung über­sichtlicher und zeit­sparender ge­staltet. Diverse Apps und Software-Lösungen wie die der Branchen­größen sevDesk und DATEV, aber auch von kleineren Anbietern wie Easybill und Bilendo, bieten Lösungen, die Buch­haltung, Rechnungs­legung und Beleg­buchungen zu digitalisieren und zu opti­mieren.

4. Sie suchen Finanzierungs­lösungen immer noch analog

Der Steuerberater ist meist der erste Ansprech­partner für Unter­nehmen, wenn es um Finanzierungen geht. Und die Mandanten bringen viele Fragen mit: Was kann ich mir leisten? Welche Lösung ist steuer­lich sinn­voll? Welche Dokumente benötige ich? Wer als Steuer­berater dann besonders hilf­reich sein und nicht den Mandanten zu jedem Bank­termin be­gleiten möchte, sondern auch Zeit sparen will, nutzt digitale Finanzierungs­portale wie COMPEON. Über die Platt­form können Steuer­berater für Unter­nehmen direkt Finanzierungs­an­fragen ein­stellen.

Die Unternehmer erhalten dann nicht nur eine individuelle Beratung, die dem Steuer­berater eine Menge Arbeit ab­nimmt, sondern auch Finanzierungs­angebote von über 250 ange­schlossenen Banken, Spar­kassen, Volks­banken, Förderbanken und anderen Alter­nativen Finanz­anbietern wie Leasing- oder Factoring­anbietern. So können Sie sicher sein, dass Ihr Mandant immer bestens betreut ist und gleich­zeitig zu hervor­ragenden Konditionen finanziert – während Sie Zeit sparen und keinerlei Mehr­auf­wand haben.

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5. Auf Ihrem Rechner ist nur MS Office installiert

Excel, Word, Outlook und Co. sind die tapferen Helfer jedes Steuer­beraters. Haben Sie schon bemerkt, dass Sie sich tage­lang nur in der MS Office Sphäre bewegt haben und nur zwischen den unter­schiedlichen An­wendungen hin und her ge­pendelt sind? Dann ent­gehen Ihnen wo­möglich zeit­sparende Alternativ­lösungen. Verlassen Sie ruhig einmal Ihre Wohl­fühl­zone und hören sich auf ent­sprechenden Seiten, Blogs oder Konferenzen um, mit welchen Pro­grammen Sie Ihren Büro­alltag zeit­gemäßer gestalten können. Sie werden dabei nur gewinnen.

6. Sie verbringen mehr Zeit mit Verwaltung als mit Beratung

Wie viel Zeit verbringen Sie jeden Tag mit Arbeiten, die Sie der Ver­waltung zurechnen? Sich immer wieder­holende Tätig­keiten machen nicht nur un­glücklich, sondern lenken Sie auch von den Auf­gaben ab, die moderne Steuer­beratung ausmacht – nämlich der tat­sächlichen Beratung der Mandanten. Steuer­berater sollten ihre Unter­nehmens­kunden dabei unter­stützen, ihre all­tägliche Arbeit und ihr Geschäft zu ver­bessern.

Wie optimiere ich das Cash-Management meiner Mandanten? Welche Pro­zesse sollten ange­passt werden? Wie sieht die Finanzierungs­struktur aus? Wo gibt es Optimierungs­bedarf? Auf solche Fragen sollten Sie sich stürzen können – kommt dies aufgrund des zu hohen Verwaltungs­auf­wands zu kurz, ist um­denken ange­sagt. Was digitalisiert werden kann, kann auch ver­netzt werden – und was ver­netzt werden kann, kann auch auto­matisiert werden. So re­du­zieren Sie manuelle Prozesse und gewinnen Zeit, Ihren Mandanten bei den wirklichen Problemen zu helfen.

7. Sie haben noch nie von KI in der Steuer­beratung gehört

KI – also künstliche Intelligenz – hört sich für viele nach Science Fiction an, aller­dings be­gegnet sie uns bereits heute an vielen Orten, ohne, dass wir davon wissen: Ob als selbst­lernende Chat­bots im Kunden­service, als selbstfahrende Autos, in der Preis­gestaltung im Einzel­handel oder als Liefer­roboter in der Industrie und ver­einzelt bereits auf unseren Straßen. In der Steuer­beratung geht es beim Stich­wort KI vor allem um Algorithmen, die auf Unregel­mäßig­keiten auf­merksam machen.

Während die meisten Unter­nehmer zwei bis drei Mal im Jahr eine Beratung in An­spruch nehmen, können mit der Unter­stützung intelligenter und lernender Computer-Systeme die Finanzen eines Unter­nehmens 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr über­wacht werden. Betrugs­versuche, Fristen oder offene Zahlungs­ziele können so schneller erkannt und bear­beitet werden. Die Leistungs­fähig­keit erhöht sich – und die Mandanten werden es danken.

8. Die Berufsbezeichnung Data Scientist ist für Sie voll­kommen neu

In einem Atemzug mit KI wird meist eine Berufs­bezeichnung in den Raum geworfen: Der Data Scientist kommt ins Spiel. Er „übersetzt“ aus der Menge von Daten, die einem Unter­nehmen zur Verfügung stehen, die essentiellen Teile und bereitet diese zur Nutzung auf – und generiert daraus Handlungs­empfehlungen. Er übernimmt die Ent­wicklung und Steuerung der Analysetools, die beispiels­weise auf künstliche Intelligenz zurück­greifen.

Noch leisten sich nur große Kanzleien diesen Luxus, einen eigenen Data Scientist zu be­schäftigen. Aller­dings wird mit mehr zur Ver­fügung stehenden Roh­daten (Big Data) auch der Druck auf deren Nutzung steigen. Es ergibt also durchaus Sinn, sich mit einer neuen Stelle in der Steuer­kanzlei ver­traut zu machen.