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Die 10 beliebtesten Projektmanagement-Tools für KMU

Professionelles Aufgaben- und Projekt­management gehört zu­nehmend zum All­tag von KMUs und ist keine reine Domäne von Kon­zernen mehr. Doch wie können Pro­jekte im Mittel­stand erfolg­reich, schlank und prag­matisch um­gesetzt werden?

Die passende PMS (Projektmanagement-Software) hilft Ihnen nicht nur, Ihr Unternehmen zu digitalisieren. Gleichzeitig ermöglicht sie Ihren Teams, effektiver, schneller und ortsunabhängiger zu arbeiten. Das sichert Wettbewerbsfähigkeit und hilft dabei, bestehende Prozesse zu optimieren und neue Geschäftsfelder zu erschließen.

Wer sich auf die Suche nach der richtigen PM-Software begibt, verliert schnell den Überblick. Aufgrund der Vielzahl an Anbietern und Lösungen ist es schwer, die passende Wahl zu treffen, da eine Recherche meist viel Zeit kostet. Die Software-Plattform Capterra listet alleine 807 verschiedene Lösungen im Bereich „Organisationstools“ – das erschwert die Suche umso mehr!

Wie finde ich das richtige PM-Tool für mein Team?

Neben den reinen Funktionen sollten auf jeden Fall noch weitere Kriterien berücksichtigt werden: Ist die Bedienung einfach? Gibt es hilfreiche Visualisierungen? Ist ein persönlicher Support vorhanden? Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Wichtig: Datenschutz zählt mehr denn je

Bevor es aber ans Testen geht, sollten auch rechtliche Bedenken ausgeräumt werden. Heutzutage ist vor allem das Thema Datenschutz relevanter denn je. Insbesondere die Einhaltung der DSGVO sowie eine sichere Verarbeitung der Daten ist ein Muss, denn im Zweifel muss ein Projektmanager „die Rechtmäßigkeit der Erhebung und Verarbeitung“ garantieren. Zudem befinden sich in Projekten oft sensible Unternehmensziele, Kennzahlen und Metriken – der Schutz dieser Informationen ist mindestens genauso wichtig wie die bloßen Funktionen des PM-Tools.

Besonders interessant sind für KMUs und Teams daher Lösungen deutscher Software-Anbieter. Zwar wird der Markt in großen Teilen weiterhin von Firmen mit US-Hauptsitz dominiert, mittlerweile sind aber auch einige deutsche Alternativen verfügbar. Dies ist besonders bei kritischen Themen wie Datenschutz relevant. Neben der DSGVO erfüllen solche Tools die Ansprüche des strengen deutschen BDSG-neu. Aber auch in Sachen Features müssen sich deutsche PM-Tools nicht verstecken.

Projektmanagement-Tools aus der Cloud mit vielen Vorteilen

Über alle Märkte und Bereiche hinweg erfreuen sich Cloud-Lösungen einer immer größer werdenden Beliebtheit. Dank der Digitalisierung kann Projektmanagement so deutlich flexibler, mobiler und schneller erfolgen. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Kein Download notwendig

  • Immer aktuell dank automatischer Updates im Hintergrund

  • Plattform- und geräteunabhängig

  • Kein eigener Wartungsaufwand

  • Hohe Skalierbarkeit

Cloud und PM-Software bilden mehr denn je ein leistungsstarkes Duo, um Teams in Ihrem Projektmanagement zu unterstützen. Wir stellen Ihnen die aktuell 10 beliebtesten Projektmanagement-Tools für KMUs vor, sodass Sie in einem schwer durchschaubaren Markt die für Sie passende Lösung finden.

factro – sicheres und intuitives Projektmanagement

factro ist eine Projektmanagement-Software aus Bochum, die sich besonders durch eine intuitive Bedienung auszeichnet. Das Tool kann ohne Vorkenntnisse oder zeitaufwändige Schulungen direkt genutzt werden. Die Oberfläche ist selbsterklärend und klar strukturiert. Zudem ist die Software gut skalierbar und kann von kleinen, mittleren aber auch großen Teams genutzt werden.

Hinzu kommen vier übersichtliche und praktische Projekt-Ansichten: Der Projektstrukturbaum, die Tabelle, das Kanban Board sowie das Gantt Chart. Durch die verschiedenen visuellen Darstellungen haben Sie immer den richtigen Blickwinkel auf das Projekt und die passende Ansicht für Ihren Fokus. Änderungen können Sie dank der leichten Bedienung ganz einfach per Drag & Drop-Funktion vornehmen.

Neben weiteren nützlichen Funktionen wie einer Leistungserfassung, Checklisten für Aufgaben sowie einem projektübergreifenden Dashboard überzeugt factro besonders durch seinen Datenschutz. Das Tool setzt auf ISO-zertifizierte deutsche Server-Standorte in Frankfurt a.M. und Nürnberg, die sowohl die DSGVO als auch das BDSG-neu erfüllen. Das Tool kann in der kostenlosen Basisversion mit bis zu 10 Nutzern verwendet werden, auch der persönliche Support ist kostenfrei.

Asana – schlankes PM-Tool für Teamarbeit

Das US-amerikanische Tool Asana eignet sich besonders für die Teamarbeit in kleinen oder mittleren Teams. Asana besticht durch einfache und übersichtliche Aufgaben-Workflows. Diese werden in der Karten-Ansicht mit Fortschritt und Bearbeitungsstatus visualisiert, was für eine schnelle Wahrnehmung sorgt.

Aufgaben können in einer Liste, einem Kanban Board oder einer Zeitleiste visualisiert werden. Änderungen können in den beiden letztgenannten Ansichten per Drag & Drop vorgenommen werden, die Bedienung ist sehr leichtgängig. Weitere Merkmale sind ein Kalender und ein Chat, was die aufgabenbezogene Kommunikation innerhalb des Teams erleichtert. Der Funktionsumfang auf Projektebene ist nicht ganz so ausgeprägt, dafür konzentriert sich Asana bei den Features sehr auf Einfachheit.

Dies ermöglicht eine nutzerfreundliche App für Smartphones und Tablets. Zudem lassen sich durch Schnittstellen auch andere Dienste wie SalesForce oder Mailchimp integrieren. Asana folgt zwar der DSGVO, die Datenspeicherung findet allerdings nicht auf deutschen oder europäischen Servern, sondern in den USA statt.

Trello – Kanban Board für agiles Arbeiten

Auch Trello setzt auf Einfachheit und nutzt als (einzige) Projekt-Ansicht das Kanban Board. Diese Art des Projektmanagements eignet sich besonders in kleinen und hoch-agilen Teams für schnelles, aufgabenbezogenes Arbeiten. Dazu ist die Bedienung sehr leicht und gut für Einsteiger ohne Vorerfahrung geeignet. Auch eine App für Smartphones und Tablets ist verfügbar und ermöglicht mobiles Arbeiten.

Zu den weiteren Features gehören Kommentare und Anhänge für Aufgaben sowie Filter. Einen etwas knapperen Funktionsumfang der Basisversion gleicht Trello mit Gebührenfreiheit aus. In den kostenpflichtigen Tarifen lassen sich zusätzliche Funktionen durch sogenannte „Power-Ups“ integrieren.

Wie Asana speichert auch Trello die Daten nicht in Deutschland oder einem anderen EU-Standort, sondern in den USA. Damit unterliegen die Server nicht unmittelbar der DSGVO oder des BDSG-neu.

Meistertask – Projektmanagement mit individuellem Kanban Board

Das Projektmanagement-Tool Meistertask fokussiert sich – ähnlich wie Trello – auf das Kanban Board. Dadurch eignet es sich besonders für agiles Arbeiten innerhalb kleinerer und mittlerer Teams mit kurzen Entscheidungswegen. Das Kanban Board ermöglicht nicht nur eine einfache & flexible Verwaltung von Aufgaben, sondern sorgt für Übersicht über alle Aufgaben und deren Fortschritt. Der Funktionsumfang von Meistertask ist schlank gehalten, aber nicht so puristisch wie z.B. bei Trello.

Das aus München stammende Tool ist neben einer Webversion auch per App mobil nutzbar. Die Bedienung ist einfach und die Oberfläche etwas „bunter“ und grafischer gehalten. Durch individuelle Workflows können Aufgaben und Projekte den eigenen Wünschen nach strukturiert werden. Dies ist allerdings nicht projektübergreifend möglich.

Meistertask ist in einer kostenfreien Basisversion und in verschiedenen Bezahltarifen mit zusätzlichen Funktionen verfügbar.

monday.com – Aufgaben-Management mit visuellem Fokus

Die israelische PM-Software monday.com setzt besonders auf die Visualisierungen von Projekten. Der grafische Fokus mit Zeitleiste oder Kanban Board sorgt für viel Überblick und kann mithilfe von Widgets selbst angepasst werden. Damit beantwortet das Tool auf einen Blick Fragen über anstehende oder bereits erledigte Aufgaben. Hinzu kommt auch eine einfache Bedienung für einen leichten Einstieg.

Der Funktionsumfang der Software ist aber etwas knapper. So gibt es z.B. keine Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen oder Gantt Chart. Dank der mobilen App kann monday.com auch unterwegs genutzt werden. Zudem bietet das Tool die Integration von Diensten wie Slack oder Google Drive.

Wichtig: Im Gegensatz zu den anderen Tools gibt es monday.com nicht in einer kostenfreien Version. Zur Wahl stehen vier Bezahlpakete mit unterschiedlichem Funktionsumfang, die in feste Nutzerzahlen gestaffelt sind. Das heißt, Sie zahlen nicht pro User, sondern für eine feste Anzahl an Mindest- bzw. Maximalnutzern. Die Pakete beginnen bei 2 Anwendern und sind dann zwischen 5 und über 200 gestaffelt.

Basecamp – Projektmanagement und Kommunikation

Basecamp ist ein minimalistisches PM-Tool, das besonders viel Wert auf Kommunikation legt. Aufgrund des puristischen Ansatzes ist die Bedienung sehr leicht, der Funktionsumfang jedoch limitiert. Basecamp fokussiert sich auf eine Übersicht der Aufgaben aus einzelnen oder allen Projekten.

Neben dieser Einfachheit konzentriert sich Basecamp auf die Kommunikation zwischen Teammitgliedern. Dafür bietet die US-amerikanische Lösung einen integrierten Chat für das gesamte Unternehmen sowie jedes individuelle Projekt. Zudem können Nutzer auch persönliche Nachrichten austauschen, um gezielter zu kommunizieren.

Basecamp steht in einer kostenfreien Version zur Verfügung, die 3 Projekte und 20 Nutzer beinhaltet. Die kostenpflichtige Business-Variante bietet unbegrenzte Nutzer und unbegrenzte Projekte zu einem Festpreis. Das Tool ist nur in englischer Sprache verfügbar.

OpenProject – quelloffenes PM-Tool mit vielen Funktionen

Das PM-Tool OpenProject ist besonders aufgrund seiner Quelloffenheit interessant. Dadurch eignet es sich vor allem für erfahrene Anwender und Entwickler, da es sehr flexibel ist. Eine Vielzahl an Funktionen ermöglicht auch komplexeres Projektmanagement. Das PM-Tool unterstützt Gantt Charts ebenso wie die agilen Ansichten Kanban und Scrum.

Zudem verfügt OpenProject auch über eine Zeiterfassung, sodass geleistete Aufwände nachverfolgt und Prozesse optimiert werden können. Durch individuelle Designs, Logos, Hilfe-Texte und Felder lässt sich das das Tool stärker an das eigene Unternehmen anpassen. Da OpenProject im Browser läuft, ist es plattformunabhängig. Allerdings steht auch für mobile Geräte nur die Browser-Variante bereit – eine auf den Formfaktor zugeschnittene App fehlt.

Das offene PM-Tool gibt es in einer kostenlosen und zwei bezahlten Varianten. Die kostenfreie Version hat jedoch den Nachteil, dass Sie nur zur Selbstinstallation auf einer eigenen Infrastruktur zur Verfügung steht. Dies bedeutet Implementierungs- und Wartungsaufwand für Server und Software. Ein Hosting bei OpenProject ist erst in den beiden kostenpflichtigen Tarifen möglich.

Wunderlist

Wunderlist ist ein PM-Tool im Stile einer klassischen To-Do-Liste. Nutzer können einzelne Aufgaben oder Projekte als Ordner anlegen und sich so organisieren. Den To-Dos können detaillierte Informationen wie Uhrzeit oder eine Checkliste hinzugefügt werden. Darüber hinaus lassen sich Aufgaben anderen Nutzern zuteilen, sodass Wunderlist auch kollaborativ genutzt werden kann.

Die Bedienung ist sehr einfach und die Oberfläche puristisch. Da sich der Funktionsumfang auf einzelne Aufgaben und deren Details fokussiert, eignet sich die Software nicht für komplexe Projekte und Visualisierungen. Hier stößt der Ansatz als erweiterte To-Do-Liste an seine Grenzen.

Wunderlist ist kostenlos für Smartphone, Tablet und den PC verfügbar. Die Zukunft des Tools ist aber fraglich: Microsoft hat das Tool 2015 übernommen, aber bereits 2017 eine eigene To-Do-App vorgestellt. Seit Kurzem drängt Microsoft zunehmend auf den Wechsel zur Neuentwicklung, welche sich funktional aber von Wunderlist unterscheidet. Für langfristige Planung ist Wunderlist daher nur bedingt zu empfehlen.

Jira

Das PM-Tool Jira richtet sich vor allem an Teams, die eigene Software entwickeln. Es eignet sich gut dafür, Fehler- und Problemberichte zu bündeln und mit den Mitarbeitern abzustimmen. Darüber hinaus bietet es ein Kanban Board sowie eine Auflistung aller erledigten und anstehenden Ziele mit zeitlicher Einordnung. Dadurch lassen sich Fristen und Fortschritte gut überblicken.

Zusätzlich können in Jira individuelle Workflows eingerichtet werden, um Prozesse zu optimieren. Obwohl das Tool dank solcher Funktionen auch für Projektmanagement geeignet ist, ist die Ausrichtung sehr speziell. Außerhalb von Software-Projekten stößt Jira daher an seine Grenzen.

Die PM-Software steht in einer kostenlosen Variante für bis zu 10 Nutzer bereit. Zusätzliche Nutzer und Funktionen sind in zwei kostenpflichtigen Tarifen verfügbar. 

awork

awork ist ein nutzerfreundliches und übersichtliches PM-Tool. Die Oberfläche ist auf das Wichtigste reduziert, was einen leichten Einstieg ermöglicht. Für Projektmanagement werden die Modelle Listenansicht, Kanban Board und Gantt Chart genutzt.

Weitere Merkmale von awork sind die Zeiterfassung und die Integration von anderen Diensten wie Slack oder Google Drive. Zudem können Nutzer dank der App auch unterwegs von Smartphone und Tablet an Ihren Projekten arbeiten. Eine Offline-Funktionalität ermöglicht Änderungen, die nach erneuter Internetverbindung synchronisiert werden.

awork wird in drei Tarifvarianten angeboten, von denen eine kostenfrei und auf 10 Nutzer sowie 3 Projekte beschränkt ist. Einen erweiterten Funktionsumfang bieten die Premium- und Enterprise-Versionen.

Fazit: Das passende Projektmanagement-Tool finden

Die Wahl eines geeigneten PM-Tools ist sehr individuell. Dabei kommt es vor allem darauf an, auf welche Art und Weise Sie arbeiten, wie groß Ihr Team ist und welche Benutzerführung am besten angenommen wird. Relevant sind auch Fragen nach Umfang und Funktionen. Manche Tools eignen sich besser für agile, schnelle Aufgaben, während andere auch mehrere Projekte und komplexere Zusammenhänge managen können.

Immer wichtiger ist das Thema Datenschutz. Denn auch wenn Unternehmen die DSGVO erfüllen, unterliegen Server an Standorten außerhalb der EU nicht unmittelbar der europäischen Verordnung. Neben den notwendigen Zertifizierungen sollten Sie also insbesondere darauf achten, damit Sie ruhigen Gewissens mit Ihren sensiblen Daten in Projekten arbeiten können.

Haben Sie eine Auswahl über mögliche Kandidaten getroffen, ist das Ausprobieren und Testen besonders wichtig. So können Sie und Ihr Team feststellen, welcher Funktionsumfang, welche Bedienung und welche Arbeitsweise am besten geeignet ist.

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