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Die Digitalisierung trans­formiert die Steuerberatung

Die Digitalisierung macht es kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) möglich, Finanz­prozesse ebenso effizient zu gestalten wie ein Groß­konzern. Die Rolle des Steuer­beraters ist dabei besonders wichtig, doch auch seine Rolle wandelt sich.

Steuerberater Digitalisierung

Intensiver Kontakt gibt Steuer­beratern die Gelegen­heit, ihre Mandanten in die digitale Welt einzu­führen – ange­fangen von der Bereit­stellung der Buch­haltungs­unter­lagen, über deren Verar­beitung bis hin zur Aus­wertung. Über digitale Prozesse eröffnen sich neue Möglich­keiten der Zusammen­arbeit. Um uns herum wird ein Lebens­bereich nach dem anderen digitalisiert. Selbst­fliegende Taxi-Drohnen sind in Dubai seit Beginn des Jahres 2018 Realität, Autos werden mittler­weile per App gemietet und unser Wohn­zimmer ist vernetzt wie nie zuvor. Ein Ende ist noch lange nicht in Sicht. Im Finanz­bereich ist der Einsatz von Papier­rechnungen weiter­hin sehr hoch, aber seien wir realistisch: Das wird bald ein Ende haben!

Digitale Rechnungen, intelligente Software­systeme und ein um 90 Prozent reduzierter Buch­haltungs­aufwand in kleinen und mittleren Unter­nehmen werden statt­dessen den Alltag dominieren.Diese Entwicklung hat massive Auswirkungen auf die Struktur von Steuer­kanzleien. Steuerberater sollten also schon heute die Vor­be­reitungen treffen, um morgen nicht von der Digi­talisierung über­rollt zu werden.

Schwachpunkte in nicht digitalen Prozessen

Viele KMU haben Probleme im Finanz­bereich. Doch weshalb ist das so? Vor allem in diesem Bereich fehlt den Betrieben auf der einen Seite oftmals das Know-how, auf der anderen Seite mangelt es an den Mitteln, die es möglich machen würden, eine eigen­ständige Finanz­abteilung mit ent­sprechender Soft­ware ein­zu­richten. Der unter­nehmerische Fokus liegt eher auf Pro­duktion, Produkt­ent­wicklung sowie dem Ver­trieb. Daher sind Mit­arbeiter im Finanz­sektor zu sehr damit beschäftigt, Unter­lagen wie Rechnungen, Belege, Verträge und sonstige Dokumente zusammen­zu­stellen.

Als Ergebnis bleibt zu wenig Zeit für ein strukturiertes Management dieser Pro­zesse. Dadurch schleichen sich Fehler ein, die lange Zeit unbe­merkt bleiben – was die Betriebe wiederum Geld kosten kann. Hier nehmen Steuer­berater eine bedeutende Rolle ein. Sie über­nehmen sozusagen die interne Finanz­abteilung des Unter­nehmens. Werden Sie sich dieser Ver­antwortung bewusst und unter­stützen Sie Ihre Mandanten dabei.

Vier Problemfelder des Finanzwesens bei KMU

Darstellungsfehler
Quelle: CANDIS GmbH

Durch digitale Prozesse einen Mehrwert für Mandanten schaffen

So können Sie Ihren Mandanten in ver­schiedenen Bereichen helfen und Ihren eigenen Arbeits­aufwand dabei sogar noch mini­mieren:

1. Automatisches Zusammenstellen von Buchhaltungsunterlagen

Stellen Sie Ihren Mandanten Software zur Verfügung, die ihre Buchhaltungsunterlagen auto­matisch strukturiert und ein­ordnet. Der Vorteil: Sobald eine Rechnung in einem Online-Portal wie beispiels­weise Amazon er­scheint, wird diese auto­matisch herunter­geladen.

2. Automatisiertes Auslesen von Belegdaten

Damit Ihr Mandant keine Rechnungs­daten wie Fällig­keiten mehr ein­pflegen muss, stellen Sie ihm Software zur Ver­fügung, die das Aus­lesen von Beleg­daten auto­matisch vornimmt. Ältere Software-Systeme nutzen zum Aus­lesen von Beleg­daten OCR-Technologie. Neue Systeme bedienen sich dafür der Intelligenten Dokumenten­extraktion. Bei dieser werden mit­hilfe hoch­moderner Technologien zur semantischen Dokumenten­analyse, wie etwa maschinelles Lernen, Daten aus­gelesen und inter­pretiert. Der Vorteil hierbei ist, dass die Erkennungs­quoten um ein Viel­faches höher liegen — teilweise sogar bei 100 Prozent.

 

Intelligente Systeme lernen immer weiter und können relevante Daten selbst­ständig erkennen und validieren.

 

3. Eigenständige Kontierung

Liegen Beleg­daten digital vor, kann ein Buch­halter diese verar­beiten und kontieren. Auf Basis dieser Ein­gaben lernt das System hinzu und verarbeitet nach einiger Zeit die Daten eigen­ständig. Auf lange Sicht kann die Buch­haltung so deutlich effizienter gestaltet werden.

4. Automatisches Abgleichen von Kontobewegungen und Belegen

Ihre Mandanten haben einen hohen Aufwand, wenn sie zwischen Konto­bewegungen und Belegen ab­gleichen. Vergessen Sie nicht: Wenn es vorher zum Ab­gleich kam, kann Ihr Mandant Ihnen vollständige Unter­lagen zur Ver­fügung stellen. Durch digitale Prozesse ist es möglich, schnell und zuver­lässig zu kontieren. Mit einem System, in dem Konto­informa­tionen auf der einen und Rechnungs­informationen auf der anderen Seite zusammen­geführt werden, weiß Ihr Mandant genau, zu welchen Positionen er noch Rechnungen nach­liefern muss.

Digitalisieren ist mehr als nur Scannen von Dokumenten

Durch digitale Buch­haltungs­prozesse ist es nicht nur möglich, tages­aktuelle Aus­wertungen und effizientere Pro­zesse vorzu­nehmen. Hinzu kommt, dass Rechnungen schneller auf inhaltliche und rechnerische Korrekt­heit geprüft werden können, wenn die Daten digitalisiert vorliegen. Digitale Daten ermöglichen erst die Automatisierung von Bezahl­prozessen, Zu­weisung von Kosten­trägern und Frei­gabe­pro­zesse. Das ist die Voraus­setzung für einen auto­matisierten Work­flow und Digitalisierung im Mittelstand wie in der Steuer­beratung.

Praxisblick – So sieht ein digitaler Rechnungsfluss aus

Angenommen Ihr Mandant kauft etwas bei einem Online-Händler und erhält dafür eine Rechnung. Diese Rechnung wird von einem System automatisch herunter­geladen und auf Korrekt­heit über­prüft. Zur Rechnung wird nun selbst­ständig ein Buchungs­vorschlag erzeugt. Ein Buch­halter wird darauf­hin informiert, dass eine neue Buchung zur Frei­gabe vorliegt. Zahlungs­relevante Daten werden von der Software extra­hiert und in ein Zahlungs­system einge­fügt. Der zuständige Mit­arbeiter erhält eine Nach­richt, dass eine neue Rechnung zur Frei­gabe vorliegt und kann diese auf inhaltliche Korrekt­heit prüfen und per Maus­klick frei­geben.

Das System erkennt die Frei­gabe und über­weist die Rechnung zu einem definierten Zeit­punkt. Sobald die Rechnung über das ange­schlossene Bank­konto bezahlt wird, erstellt das System auto­matisch die Buchung der Zahlung. Der Buchhalter muss nur noch deren Korrektheit bestätigen. Im Vergleich zu einem nicht-digitalen Prozess werden so sämtliche Dateneingaben eliminiert. Allein die abschließende Kontrolle der Daten erfolgt noch händisch.

Darstellungsfehler
Quelle: CANDIS GmbH

Diese Infografik zeigt Ihnen, wie Steuerberater mit CANDIS, einer entsprechenden Lösung, die klassischen Probleme der Buchhaltung von kleinen und mittleren Unternehmen lösen. Durch die automatisierten Prozesse können beim Mandanten 80 Prozent Zeit in der vorbereitenden Buchhaltung und bei Steuerberatern in der Kanzlei zwischen 30 und 50 Prozent der Zeit eingespart werden.

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