Digitale Buchhaltungs­systeme: Raus aus dem Papier­chaos

Deutsch­land steht in Bezug auf den Papier­ver­brauch welt­weit auf Platz vier und das ob­wohl unsere Büros immer digitaler werden. In einer Studie von No Ties im Auf­trag von Viadesk kam heraus, dass unter allen Arbeit­nehmern Führungs­kräfte am meisten Papier ver­brauchen. Im Schnitt werden 43,9 kg pro Jahr, also rund 40 Seiten Papier täg­lich, ge­druckt – pro Führungs­kraft! Diese Um­frage wird regel­mäßig mit 450 Arbeit­nehmern und Führungs­kräften sowohl in Deutschland, der Nieder­lande sowie in Belgien durch­ge­führt. Trotz der Digi­talisierung liegen papier­lose Büros also immer noch in weiter Ferne. Der Silber­streif am Horizont: Digitale Buch­haltungs­systeme können uns aus dem Papier­chaos heraus­helfen.

Warum digitale Buchhaltungs­systeme sinn­voll sind

Einer der größten Vor­teile einer Um­stellung auf digitale Buch­haltungs­systemen auch für kleine und mittel­ständische Unter­nehmen ist die schrumpfende Ab­lage. Sämtliche Rechnungen, Liefer­scheine, Belege, Jahres­ab­schlüsse und Doku­mente müssen nicht mehr wert­vollen Stau­raum in Büros ein­nehmen, sondern werden sortiert in einer Cloud oder einem digitalen System ab­ge­legt. Belege können auf diese Weise durch eine Suche nach Schlag­worten leichter wieder­ge­funden oder nach bestimmten Kriterien neu sor­tiert werden. Je nach Pro­gramm können zudem Kosten­stellen und Kenn­ziffern besser aus­ge­wertet und ver­glichen werden.

Digitale Buch­haltungs­systeme gibt es mit ver­schiedenen Features: So können einige auch direkt Rechnungen und Mahnungen ver­senden und bringen auf diese Weise einen großen Zeit­vor­teil mit sich. Eine auto­matische Beleg­erkennung ver­schafft eine zu­sätz­liche Er­leichterung im Arbeits­all­tag. Auch die flexible Arbeits­platz­gestaltung wird durch eine digitale Buch­haltung kein Hindernis mehr – Mit­arbeiter von anderen Stand­orten oder aus dem Home­office können jeder­zeit auf alle Dokumente zu­greifen.

Ein weiterer Bonus: Die Anbindung zu Steuer­beratern kann lücken­los und ohne schweres Tragen von Papier­bergen gelöst werden. Der berühmte Stapel an Akten­ordnern, der dem Steuerberater über­bracht werden muss, ver­schwindet. Vor­teile wie das Ein­sparen der Doppel­kopien bei Thermo­belegen oder die ge­sparten Porto­kosten kommen einem hier zugute.

Was bei der Digitalisierung nicht unterschätzt werden darf

Sich von Papier­bergen zu ver­abschieden hat viele Vor­teile, braucht aber auch einiges an Vor­be­reitung und Um­ge­wöhnung. Unter­nehmen müssen sich bewusst sein, dass mit einer technischen An­bindung Strom­ausfälle, Hacker­angriffe oder der Ausfall des Internets den Arbeits­alltag be­ein­trächtigen oder ge­fährden können. Jedoch sind der­artige Systeme heute sehr gut ab­ge­sichert.

Die Installation und Ein­führung eines Pro­grammes zur digitalen Buch­führung bringt im Vorfeld natür­lich Arbeit mit sich: Lizenzen für Pro­gramme müssen getestet und an­ge­schafft werden. Da­durch ent­stehen nicht un­er­heb­liche Zusatz­kosten. Doch diese Investitionen rentieren sich in der Regel schnell – nicht nur Druck­kosten werden gespart: Prozesse werden be­schleunigt, sodass Mit­arbeiter mehr Zeit für wesentliche Auf­gaben haben. Außer­dem muss für das Programm eine Mit­arbeiter­ein­führung ein­ge­plant werden, damit diese genügend Zeit haben, ihre Routinen um­zu­planen: Digitale Buch­haltung geht nicht von heute auf morgen. Zudem sollten Debitoren, Kreditoren und Partner über die Um­stellung informiert werden, damit die Rechnungen und Belege auch digital bereit­gestellt werden. Eine Ver­bindung zwischen digital und analog sollte trotzdem be­stehen bleiben: Papier­belege müssen schließ­lich noch digitalisiert werden.

Tipps zum Weg aus dem Papierchaos

Damit die Einführung eines digitalen Buch­haltungs­system im Unter­nehmen möglichst problem­los ab­läuft, sollten folgende Rahmen­be­dingungen ge­geben sein:

• Ziele definieren: Damit der Weg aus dem Papier­chaos klappt, ist es wichtig zu wissen, was Sie be­nötigen und von Ihrem neuen System er­warten. Wofür wird aktuell am meisten Papier ver­wendet? Was sind die größten Zeit­fresser Ihrer Mit­arbeiter? Wird ein Tool für Eingangs­rechnungen oder für Ausgangs­rechnungen, für Mahnungen oder für die Über­sicht der einzelnen Kosten­stellen be­nötigt? Welche Funktionen haben die unter­schied­lichen An­bieter und welche Funktionen passen zum Unter­nehmen und Vor­haben?

• Gesetzliche Aufbewahrungsfrist: Rechnungen werden zwar nicht mehr in Papier­form ab­ge­legt, jedoch müssen sie je nach gesetz­licher Vor­gabe auch weiter­hin auf­be­wahrt werden. Es wird also eine Alternative zum Akten­schrank für die gesetz­lichen Auf­bewahrungs­fristen be­nötigt.

• Transparenz und Offenheit: Kunden, Kreditoren, Debitoren und Partner des Unter­nehmens sollten informiert werden, dass Sie Ihr System um­stellen. Schließ­lich könnte es sonst sein, dass noch auf die be­kannte Papier­rechnung ge­wartet wird, während Sie diese neuer­dings nur noch digital ver­senden. Seien Sie offen und gehen Sie trans­parent vor – schließ­lich speichern Sie nun Daten digital. Darüber sollten Sie informieren und, falls nötig, die Er­laubnis dafür ein­holen.

• Passende Datentypen: Zeit­er­sparnis und tiefere Daten­aus­wertungen sind super, aller­dings sollte bei der Zusammen­arbeit darauf ge­achtet werden, dass die Daten kompatibel sind. Beispiels­weise sollte der Steuer­berater im besten Fall den­selben Daten­typ unter­stützen. Für Über­weisungen muss die Haus­bank eben­falls die Zahlungs­systeme der digitalen Buch­haltungs­systeme unter­stützen. Achten Sie bei Ihrem Tool darauf.

• Eigene Umstellung: Das Wichtigste ist eigentlich die Kopf­sache: Jedem Mit­ar­beiter muss klar sein, dass nicht mehr jede Aus­wertung, jede Über­sicht oder jeder Beleg nochmal aus­ge­druckt oder kopiert werden muss – und diese Um­stellung braucht ein wenig Zeit. Schließ­lich müssen möglicher­weise jahre­lang ein­ge­übte Routinen neu­definiert werden. Trotz der Um­stellung zu digitalen Buch­haltungs­systemen sinkt selten sofort der Papier­verbrauch, da die Ge­wohn­heit des Druckens und des Papiers in der Hand noch in den Köpfen ver­ankert sind. Hier muss also ein wenig Geduld mit­ge­bracht werden.

Digitale Buchhaltungs­syteme finanzieren?

Auch digitale Buchhaltungs­systeme lassen sich als Soft­ware finanzieren. Hier­zu gibt es unter­schiedliche Möglich­keiten. Zum einen können Software­lizenzen mit einem klassischen Firmen­kredit finanziert werden, aber auch ein IT-Leasing möglich. Dabei wird die eigene Liquidität ge­schont und der finanzielle Spiel­raum des Unter­nehmens bleibt er­halten.

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